É impressionante a quantidade de eventos que surgem em tempos de crise. E é de se esperar, pois, se o governo não faz a sua parte, o empresariado tenta fazer.

Para se ter uma ideia, montar um evento focado em business de atuação é uma tarefa árdua e cara. Com temas variados, de grandes corporações de TI a reuniões de C-levels, os chamados “bons eventos” ocorrem em locais sofisticados e de grande procura pelas empresas, em São Paulo, por exemplo. Na grande maioria, estes locais já estão blocados para eventos com um ano de antecedência.

E não é só o local, mas se contrata de tudo. De renomados chefs para assinar o buffet, ao DJ do momento para o happy hour. Claro que ainda tem tradutores, se houver palestrantes de fora do país, seguranças, enfim, uma megaestrutura.

Mas o que chama realmente a atenção não são os acessórios ou o que será servido pelo buffet, mas, sim, o seu conteúdo.

Recentemente, participei de um evento em São Paulo e fiquei surpreso pela quantidade de convidados. Não esperava tantos clientes e prospects reunidos em um encontro sobre uma ferramenta de CRM. Local maravilhoso, serviço excelente de buffet, mas houve um erro imperdoável.

Quando entrei no local das palestras, percebi um imenso átrio cheio de recepcionistas e observei que não havia head-sets para todos os participantes, impossibilitando o acesso ao áudio em português das palestras apresentadas em língua estrangeira.

Tecnologicamente sensacional, pois as pessoas circulavam pelo local no mais absoluto silêncio. Tinha gente no banheiro de headset na cabeça. Entendi que esse comportamento era explicado porque, em caso de devolução, os participantes não conseguiriam outro equipamento.

Então me perguntava: “Raios! Gastaram milhões e não há equipamento de áudio para todos? Como?” Inacreditavelmente, as pessoas se perdem no meio de tanta “ostentação empresarial” e se esquecem do propósito do evento: conteúdo.

De que vale toda a energia gasta, todo investimento financeiro se o principal não foi planejado, ouvir a palestra? Aí você pensa: Ainda bem que não sou cliente da ferramenta, pois, com certeza, eles é que vão pagar essa conta.

No dia seguinte, recebi um e-mail da equipe comercial querendo marcar uma reunião para me vender a ferramenta da qual eu nem sei o que faz. Olhem quanto tempo perdido!

Resumo da ópera: os participantes estiveram em local nobre, estacionaram seus carros em garagens cobertas, estavam sendo cuidados pelos seguranças, comeram e beberam muito bem, mas quem tinha interesse em conhecer o produto pode não ter tido a sorte de conseguir um headset.

Para evitar esses inconvenientes e garantir a promoção de um evento de sucesso, pontuo algumas dicas:

. Foque no conteúdo – desenvolva uma apresentação condizente e objetiva;

. Coloque uma pessoa que realmente entenda do tema para palestrar;

. Selecione o público de relevância para o evento – olhe um a um da lista;

. Procure um local agradável – claro que com um mínimo de conforto e segurança.

Lembre-se: as pessoas atenderam ao seu chamado e foram até o local do seu evento interessadas no que você tem de diferente para oferecer ou dizer. As pessoas não saem de seus escritórios ou casas interessadas no que tem para comer. Se isso ocorrer é por que algo está fora do eixo e, provavelmente, você errou no perfil do público convidado.

*Silvio Bianchi é publicitário e diretor-presidente da Trilha Tecnologia, empresa especializada em negócios B2B.

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