Não basta ser digital. Seja também paperless
Por Fabiano Falvo, head de produto da Neo
Todos temos consciência do quanto o desperdício irregular de papel é prejudicial para o meio ambiente. Agora, te convido para uma reflexão sobre o aspecto processual e financeiro dessa questão. Será que vale mesmo a pena continuar utilizando toda essa montanha de papel no seu ambiente de trabalho?
Uma pesquisa do Gartner estima que aproximadamente 3% do lucro de uma empresa são destinados em papel, impressão, armazenamento e manutenção de documentos. O mesmo estudo aponta que um colaborador gasta cerca de 10 mil folhas por ano, e que 50% dos desperdícios das empresas são em papel.
Usando este estudo como referência, podemos interpretar que o papel não é caro em um curto prazo, mas pode se tornar uma grande despesa ao longo do ano, porque o seu uso envolve outros gastos com fabricação, armazenamento, transporte, cópia, impressão e descarte do material. Sem contar a atuação humana, pois todos esses processos burocráticos exigem que pessoas confiram e acompanhem todo o fluxo de papel dentro das organizações.
Para diminuir as despesas com papel e se prevenir contra a perda e vazamento de informações contidas nos documentos, comece a praticar o paperless (“sem papel”, em tradução livre) no seu ambiente de trabalho. Este conceito nasceu de uma necessidade ambiental, mas que beneficia diversas outras questões.
Na rotina de um escritório, este conceito é aplicado para diminuir o uso de papel, o que envolve imprimir menos, evitar que os funcionários tenham que realizar atividades repetitivas de checagem de documentos, passem a usar o tempo disponível com atividades mais desafiadoras e realizem assinaturas digitais nos contratos e documentos permitidos.
Ao adotar um sistema paperless, as organizações têm mais facilidade para recuperar informações na nuvem e contam com mais segurança e rastreabilidade para saber quem acessou um arquivo. Para quem busca uma solução de onboarding e formalização de acordos, a Neo conta com o iGree em seu portfólio. Além de aproximar empresas da transformação digital, o iGree é baseado em machine learning, que valida a imagem e voz do usuário. Esse é um exemplo efetivo de como uma tecnologia paperless elimina o risco de fraudes, já que a solução conta com as tecnologias Liveness Detection e Know Your Customer (KYC), que são usadas para cruzar os dados e ter certeza de que realmente é a pessoa. Todos os contratos digitais são protegidos em uma rede de blockchain, garantindo segurança e confiabilidade na troca e armazenamento de informações em diferentes blocos e evitando falhas humanas.
Lembre-se: além de ressecar as mãos, poluir os escritórios e ocupar espaços preciosos com pilhas, o papel não descartado corretamente pode prejudicar a saúde do meio ambiente, já que leva de 3 a 6 meses para se decompor. E, embora alguns documentos tenham, por lei, a obrigatoriedade de serem impressos, uma boa parcela pode ser digital. Então, se a sua ideia é agir com sustentabilidade e contribuir para a preservação do meio ambiente, está na hora de mudar a sua mentalidade e ser paperless, otimizando e diminuindo custos.
